1. Khái niệm chữ ký số là gì

Chữ ký số để làm gì? Theo quy định của pháp luật và căn cứ vào Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 NĐ-CP nêu rõ: 

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: 

Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; 

Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Bên cạnh đó, nếu hiểu theo tính ứng dụng thì chữ ký số được hiểu là một loại chữ ký điện tử. Chữ ký này sẽ thay thế hoàn toàn chữ ký thường bằng tay và sử dụng trên các thiết bị điện tử. 

Vai trò của chữ ký số được hiểu như là một chữ ký tay của cá nhân hay một con dấu của cơ quan, doanh nghiệp. Sử dụng chữ ký số, các cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp sẽ được pháp luật thừa nhận về mặt pháp lý khi thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử. Tiêu biểu một số giao dịch như ký kê khai thuế, hợp đồng điện tử, giao dịch tài chính,...

Khái niệm chữ ký số được quy định rõ ràng trong văn bản pháp luật 

Vậy chữ ký số có tác dụng gì? Hiện nay, chữ ký số ngày càng được ứng dụng rộng rãi, mang đến nhiều lợi ích cho người sử dụng nhờ sở hữu 5 đặc điểm nổi bật sau đây.

2. Đặc điểm của chữ ký số 

Sử dụng chữ ký số, bạn chắc chắn phải biết đến 5 đặc điểm nổi bật như sau:

- Tính xác thực: Thông qua chứng thư số của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, chữ ký số có thể giúp xác thực danh tính chủ nhân của chữ ký số.

- Tính bảo mật: Chữ ký số có tính bảo mật gần như tuyệt đối và thông tin không dễ bị đánh cắp bởi các hacker. Vì chữ ký số có tới 2 lớp mã khóa bảo mật đó là khóa bí mật và khóa công khai.

- Tính toàn vẹn: Văn bản/tài liệu có chữ ký số chỉ có thể được mở bởi duy nhất một người đó là người nhận văn bản/tài liệu đó. Vì vậy, trong môi trường giao dịch điện tử, mọi thông tin của tài liệu/văn bản đều được đảm bảo toàn vẹn một cách tuyệt đối. 

- Tính chống chối bỏ: Khi các văn bản/tài liệu/hợp đồng đã có chữ ký số thì chữ ký số này không thể thay thế cũng không thể xóa bỏ. 

Chữ ký số sở hữu 5 đặc điểm nổi bật, thể hiện rõ trong quá trình giao dịch điện tử

Với những đặc điểm này, chữ ký số phù hợp sử dụng cho nhiều đối tượng khác nhau. Vậy đó là những đối tượng nào? Bạn hãy cùng tìm hiểu phần tiếp theo đây. 

3. Đối tượng sử dụng chữ ký số

Đối tượng sử dụng chữ ký số hiện nay bao gồm tất cả mọi cá nhân và tổ chức. Theo đó, các cá nhân và tổ chức sẽ sử dụng chữ ký số cho những mục đích cụ thể như sau:

- Chữ ký số cho cá nhân/cá nhân thuộc tổ chức/doanh nghiệp: Được sử dụng với mục đích khai nộp thuế thu nhập cá nhân, khai báo trên trang đăng ký kinh doanh hay ký hợp đồng lao động với đơn vị sử dụng lao động,....

- Chữ ký số cho doanh nghiệp, tổ chức: Được sử dụng với mục đích kê khai thuế, nộp thuế, đăng ký BHXH, khai nộp thuế hải quan,....Bên cạnh đó, doanh nghiệp, tổ chức còn sử dụng chữ ký số trong việc ký văn bản nội bộ, ký giao dịch đối soát, ký giao dịch chuyển khoản ngân hàng,....và nhiều mục đích khác. 

Tất cả các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đều có thể sử dụng chữ ký số

4. Mục đích sử dụng chữ ký số  

Chữ ký số dùng cho mục đích gì chắc hẳn đang là một trong những vấn đề mà bạn quan tâm. Trên thực tế, chữ ký số bao gồm 3 mục đích chính, quan trọng sau đây: 

- Dùng để kê khai, nộp tờ khai, nộp các nghĩa vụ tài chính trong lĩnh vực thuế, hải quan và giao dịch chứng khoán,....Trong các trường hợp này, doanh nghiệp không cần phải in lại các tờ khai và thực hiện thủ tục đóng dấu như thông thường. 

- Dùng khi doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp như: đăng ký địa điểm kinh doanh, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hay thay đổi đăng ký kinh doanh,....Sử dụng chữ ký số trong các trường hợp này giúp doanh nghiệp đơn giản hóa thủ tục hành chính, thúc đẩy tiến độ công việc diễn ra nhanh hơn. 

- Sử dụng khi doanh nghiệp và đối tác/khách hàng của doanh nghiệp ký kết hợp đồng thông qua hình thức trực tuyến. Điều này giúp các bên tiết kiệm thời gian tối ưu trong việc di chuyển, gặp mặt trực tiếp.  

Chữ ký số dùng cho nhiều mục đích khác nhau giúp công việc diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn 

Như vậy, mục đích cuối cùng khi sử dụng chữ ký số đó là giúp cho quá trình trao đổi thông tin, dữ liệu giữa các bên liên quan trở nên nhanh chóng và thuận lợi hơn. Đồng thời dễ dàng thao tác các thủ tục trực tuyến, rút ngắn thời gian trao đổi mà vẫn đảm bảo tính bảo mật cao và an toàn về mặt pháp lý. 

5. Top 4 loại chữ ký số đang được sử dụng hiện nay  

Bên cạnh những thắc mắc đã được giải đáp như chữ ký số là gì hay chữ ký số dùng để làm gì, chắc hẳn nhiều bạn vẫn đang dành sự quan tâm tới 4 loại chữ ký số được sử dụng hiện nay như sau:

Hiện nay trên thị trường đang có 4 loại chữ ký số được sử dụng phổ biến

Chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số sử dụng chiếc USB ký số để tích hợp phần mềm. Đây được xem là chữ ký số được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. 

Để sử dụng chữ ký số USB Token, người dùng cần cài đặt tiện ích ký số trên máy tính. Khi sử dụng, USB sẽ được cắm trực tiếp vào máy tính. Tiếp theo, người dùng tiến hành đăng nhập vào chữ ký số của mình bằng một mã PIN bí mật và thực hiện các thao tác giao dịch.

Chữ ký số USB Token - Chữ ký số được sử dụng phổ biến hiện nay

Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM (viết tắt của từ Hardware Security Module) là loại chữ ký số sử dụng thiết bị HSM để lưu trữ cặp khóa và chứng thư số. Loại chữ ký này sẽ được cài đặt cho các ứng dụng chữ ký số với yêu cầu tốc độ cao, đáp ứng việc xác thực và mã hóa ngay lập tức. 

Hiện nay, để có thể cắm vào máy tính hoặc một thiết bị độc lập có kết nối mạng HSM sẽ được sản xuất ở dạng thức một thẻ PCMCIA hay card PCI. Đặc biệt, chữ ký HSM cho phép người dùng có thể cùng lúc thực hiện hàng nghìn chữ ký, thay vì 4 - 5 chữ ký như khi sử dụng USB Token. 

Chữ ký số HSM cho phép thực hiện cùng lúc hàng ngàn chữ ký

Chữ ký số SmartCard 

Chữ ký số SmartCard là loại chữ số khác biệt hoàn toàn với USB Token và HSM bởi nó được tích hợp trên sim điện thoại. Nhờ đó, người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng thực hiện ký số ngay trên điện thoại di động của mình mọi lúc mọi nơi. 

Tuy nhiên, chữ ký số SmartCard còn tồn tại hạn chế lớn nhất đó là phải phụ thuộc vào loại SIM mà nhà cung cấp lựa chọn. Đồng thời, khi thuê bao nằm ngoài vùng phủ sóng, người dùng cũng có thể phải chấp nhận một số rủi ro nhất định như không thể thực hiện ký số, ký số chậm,...

Chữ ký số SmartCard giúp thực hiện ký số nhanh chóng ngay trên điện thoại di động

Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa (tiếng Anh là Remote Signature) là loại chữ ký số được sử dụng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Với chữ ký số này, người dùng có thể thực hiện ký số mọi lúc mọi nơi, như trên điện thoại, laptop, máy tính bảng,....

Tuy vậy, loại chữ ký số này hiện này chưa thực sự được áp dụng rộng rãi. Bởi còn một số vấn đề liên quan đến bảo mật dữ liệu mà các nhà cung cấp đang nghiên cứu và phát triển.

Chữ ký số từ xa mang đến nhiều lợi ích vượt trội cho người sử dụng

Tổng hợp 4 loại chữ ký số đang được sử dụng hiện nay với những ưu điểm riêng biệt sẽ giúp bạn lựa chọn được chữ ký phù hợp nhất. Bên cạnh đó bạn có thể tham khảo thêm một số giải đáp sau đây để có được quyết định chính xác nhất. 

6. Góc giải đáp: 3 thắc mắc thường gặp liên quan đến chữ ký số  

Liên quan đến chữ ký số, bạn có thể tham khảo 3 giải đáp về các thắc mắc thường gặp sau đây:

6.1. Chữ ký số có bắt buộc không? 

Trên thực tế, chữ ký số hoàn toàn không bắt buộc. Bởi theo căn cứ tại Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, pháp luật doanh nghiệp quy định trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh, không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số.   

6.2. Ai được sử dụng chữ ký số

Chữ ký số có thể được sử dụng bởi tất cả mọi cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp chữ ký số uy tín mà các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có thể lựa chọn như chữ ký số VNPT, chữ ký số Viettel, chữ ký số Vina,....

6.3. Chữ ký số có an toàn không?

Chữ ký số tuyệt đối an toàn trong quá trình sử dụng. Bởi một trong những đặc điểm của chữ ký số đó là tính bảo mật cao. Khi sử dụng, mỗi người dùng bắt buộc phải có một cặp khóa, bao gồm khóa công khai và khóa bí mật. 

Khóa bí mật là loại khóa được dùng để tạo ra chữ ký số. Khóa công khai sẽ được sử dụng với mục đích kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng. 

Vì vậy trong quá trình thực hiện ký số, mọi thông tin trong văn bản/tài liệu sẽ được bảo mật tuyệt đối. Đồng thời, văn bản/tài liệu này chỉ có thể được mở bởi một người duy nhất là người nhận được văn bản/tài liệu đã có ký số. 

Nếu có thắc mắc hoặc hỗ trợ tư vấn, xin vui lòng liên hệ Công ty CP Tư vấn Dịch vụ Tâm Minh Phát qua hotline: 0325.959.468 hoặc email: [email protected]