1. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm: Mẫu hóa đơn, Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Sau 02 ngày (kể từ ngày nộp hồ sơ), nếu cơ quan thuế không có ý kiến thì Doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn

Tuy nhiên, từ ngày 1/11/2020 thì thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có sự thay đổi. Theo khoản 1, Điều 20, Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì thì đơn vị đăng ký hóa đơn điện tử chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

2. In chuyển đổi hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử có thể được in chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

Tuy nhiên, kể từ ngày 1/11/2020, doanh nghiệp chỉ được áp dụng quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử theo Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

3. Xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo hướng dẫn tại điểm e khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC:

“Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”

Như vậy, hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc phải có ngày lập trùng với ngày ký số mới được coi là hợp lệ.

4. Ký hiệu và đánh số hóa đơn điện tử

- Theo quy định tại điểm a.2 khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì từ ngày 1/11/2020 Ký hiệu mẫu số hóa đơn chỉ gồm một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Cụ thể:

    Số 1: Hóa đơn GTGT

    Số 2: Hóa đơn BH ;

    Số 3: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử;

    Số 4: Hóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

-  Ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định tại điểm a.3 khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, cụ thể:

 + Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc loại không có mã của cơ quan thuế trong đó: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

 + Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2019 thì thể hiện là số 19; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2021 thì thể hiện là số 21.

 + Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

• Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
• Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
• Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền. 

 + Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

5. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Thay vì gửi Báo cáo về việc truyền hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo định kỳ 6 tháng một lần theo quy định tại Điều 5 Thông tư 32/21011/TT-BTC thì từ ngày 01/11/2020 doanh nghiệp thực hiện việc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo 2 cách như sau:

 Cách 1: theo quy định tại điểm a khoản 2 Điềuh 16 Thông tư 68/2019/TT-BTC, doanh nghiệp gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Phụ lục II ban hành theo Thông tư 68/2019/TT-BTC để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng với một số lĩnh vực như: Bưu chính viễn thông; Bảo hiểm; Tài chính ngân hàng; Vận tải hàng không; Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng. Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng là cá nhân mà trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ người mua theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này.

Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu đến người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán hàng cho người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

Cách 2: theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 16 Thông tư 68/2019/TT-BTC, đối với các trường hợp khác, sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ Công ty CP Tư vấn dịch vụ Tâm Minh Phát qua hotline: 0325.959.468 hoặc email: [email protected]